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KI am Arbeitsplatz: Effizienzsteigerung durch Enterprise Search
Björn H.05.02.25 09:533 min read

KI am Arbeitsplatz: Effizienzsteigerung durch Enterprise Search

Wissen ist Macht und Wissen macht den Unterschied … vor allem in Unternehmen, in denen Informationen schnell, einfach und verständlich verfügbar sein müssen – für Kunden, Partner und Mitarbeiter. Viel hat sich hier in den letzten Jahren getan, aber wenig im Vergleich dazu, was in den vergangenen Monaten in Bewegung gekommen ist. Befeuert durch den KI-Boom, medial ausgelöst durch den Erfolg von ChatGPT, haben sich generative KI sowie Sprachmodelle (LLMs) mit Lichtgeschwindigkeit weiterentwickelt. Höhepunkt der jüngsten Fortschritte sind Systeme für „Enterprise Search“ – wenn man so will „Google für Unternehmen – nur anders“.

Woher kommt dieser Trend und wohin geht die Reise?

Stark vereinfacht führt Enterprise Search die Vorteile von Angeboten wie ChatGPT und Suchmaschinen wie Google zusammen. Alle Bereiche und Mitarbeiter eines Unternehmens profitieren vom optimierten Wissensmanagement durch die Enterprise Search und können diese für eine Effizienzsteigerung nutzen. Mitarbeiter können dabei in natürlicher Sprache ihre Frage eingeben, die „Suchmaschine“ durchforstet den internen Datenbestand und das Sprachmodell erzeugt eine Antwort. Das mühsame Klicken durchs Intranet, das manuelle Durchstöbern von Datenbanken und ähnlichen Tools gehören im Idealfall der Vergangenheit an.

Warum ist Enterprise Search relevant?

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Zeitersparnis für Mitarbeitende bei der Suche nach Informationen.
  • Fehlerreduzierung durch präzisere Suchergebnisse.
  • Effizienzsteigerung bei internen Prozessen wie Onboarding neuer Mitarbeiter oder schneller Bearbeitung von Kundenanfragen.
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, da der Frust über zeitintensive Suchprozesse abnimmt.

 

Beispiele für Einsatzmöglichkeiten für HR und Kundenservice

HR – Optimierung des Recruitings und Onboardings

Entlastung beginnt bereits beim Einstellungs- und Onboardingprozess. Generative KI kann Hunderte Bewerbungen analysieren, passende Kandidaten filtern und personalisierte Onboarding-Dokumente erstellen. Damit bleibt dem Recruiter das Wesentliche – der persönliche Austausch mit den besten Talenten.

Beispiel:

  • Abgleich von Bewerberdokumenten mit den spezifischen Stellenausschreibungen.
  • Onboarding-Assistent für neue Teammitglieder für alle relevanten Fragen, Dokumente, Formulare und Prozesse.

 

Kundenservice – Bessere Erfahrungen ohne Wartezeit

Lange Supportprozesse aufgrund komplexer Kundenanfragen mit aufwendiger manueller Informationssuche in Handbüchern, FAQs oder Tickets gehören dank Enterprise Search der Vergangenheit an. KI-Assistenten mit generativer KI helfen dabei, unterschiedliche Datenbestände und Systeme zu durchsuchen und zu verglichen und helfen dabei bei:

  • Tarife und Produktbeschreibungen vergleichen
  • Schnell exakte Antworten für Kundenanliegen direkt aus der Datenbank zu liefern.

Effizienz trifft hier auf Kundenzufriedenheit – zwei zentrale Werte für jede Organisation.

So weit, so gut.

Nun gilt jedoch auch bei Enterprise Search: One Size fits all – nicht. Je nach Geschäftsmodell und eigenen Ressourcen entscheiden sich Unternehmen, eine eigene Enterprise Search-Lösung zu bauen, oder sie nutzen die Plattform eines externen Anbieters, die dann auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst und mit den individuellen Daten trainiert wird.

Die Praxis zeigt zumindest aktuell jedoch, dass es nur wenigen Unternehmen gelingt, mit vertretbaren Aufwänden komplett eigenständig eine Enterprise Search-Lösung zu bauen, zu betreiben und regelmäßig zu aktualisieren. In der Regel wagen sich bisher nur Großunternehmen und Konzerne an diese Aufgabe, und selbst Organisationen mit großen IT-Teams kommen nur in kleinen Schritten voran.

Der pragmatische Ansatz – Externe Anbieter nutzen

Als wesentlich praktikabler und wirtschaftlicher erweisen sich hingegen die Projekte, bei denen sich Unternehmen auf Enterprise Search-Modelle externer Anbieter verlassen, die sich intensiv mit dieser Aufgabe befassen. Sogar weltweit aufgestellte Konzerne berichten vermehrt über den erfolgreichen Aufbau von Enterprise Search-Angeboten für ihre Mitarbeiter auf Basis einer externen Plattform. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Angebote sind praxiserprobt und wurden von ausgewiesenen Experten entwickelt, Service, Updates und die kontinuierliche Weiterentwicklung sind geregelt.

Die COMECO hat einen KI-Assistenten als Lösung für das Wissensmanagement entwickelt. Dieser ist flexibel und skalierbar, sodass er sich nahtlos in bestehende Umgebungen integrieren lässt. Mit einem starken Fokus auf individuelle Anpassung und Benutzerfreundlichkeit wird sichergestellt, dass der KI-Assistent einen echten Mehrwert und Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen bietet.

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